Je merkt vast wel eens bij jezelf of anderen op dat er soms erg veel woorden nodig zijn om iets duidelijk te maken. Wat is nou eigenlijk de kern van de feedback die je wilt geven aan je collega? En kun je kort en bondig feedback geven?
Langdradigheid heeft te maken met niet zeker van je zaak zijn. Mensen gaan de tijd vullen met woorden op het moment dat de situatie onduidelijk is; de verhoudingen en wie je zelf daar in bent zijn vaag. Ons ego spoort op zo’n moment aan tot veel praten want het houdt niet van stiltes, twijfel en onzekerheid. Om te verbloemen dat er een spanning is, gaan we uitweiden.
Kort en bondig feedback geven
Helder formuleren bereik je door je af te vragen wat je ‘1 million dollar’ boodschap is. Als je maar 1 zin mag zeggen, wát is het dan dat jij de ander wilt vertellen? Wat moet hij of zij echt wéten?
Veel communicatie start met inleidende en verontschuldigende zinnetjes. Misschien herken je dit wel: ‘ik weet niet of je er nu tijd voor hebt, en anders kan het ook wel later, maar …’ of ‘ik heb er al vaker op gewezen en toen is er ook uitgebreid over gesproken hetgeen toen nog tot verwarring leidde bij de afdeling werkvoorbereiding, maar wat ik zeggen wil is…’. Niet doen. Laat de inleiding weg en zeg wat je te zeggen hebt. ‘Wil je me helpen met deze offerte?’ of ‘Het is nu hoog tijd om het project aan te passen.’
Valkuil: niet-gestelde vragen beantwoorden
Een valkuil in teamontwikkeling is dat mensen niet gestelde vragen beantwoorden. Het meest voorkomende voorbeeld is wel: ‘Ik ben iets later omdat het verkeer tegenzat en toen belde die nieuwe klant nog en toen …’. Waarom zou je? Niemand vraagt ooit aan een ander wáárom hij later is. Schuif aan in het gesprek, zeg dat je blij bent dat je er bent en neem deel: ‘wat is het volgende punt?’
Andere effectieve communicatie principes
- Spreek vanuit de ik boodschap
- Actief luisteren: gebruik de kracht van de stilte
- Stel vragen en zorg dat je antwoord krijgt
- Adresseer je boodschap
- Open vragen stellen
- Helder communiceren: onderscheid opmerking en vraag
- Feedback vragen
- Feedback geven en ontvangen
