Helder communiceren gaat over onderscheid maken tussen vraag en opmerking. Te vaak stellen managers een vraag wanneer ze eigenlijk een opdracht willen geven, en andersom.
Wees helder. Als je van je collega iets gedaan wil hebben, zeg dan helder wat je verwacht: ‘ik wil dat je de verkoopcijfers woensdag gereed hebt’.
Spreek je verwachting helder uit
Klinkt eenvoudig, toch hoor ik zo’n gesprek vaak starten met de vraag ‘wanneer denk je dat je de verkoopcijfers gereed hebt?’
Als manager doe je dit al gauw zodat je een vorm van gelijkwaardigheid creëert en je medewerkers het idee geeft dat ze ruimte hebben om zelf te plannen. Maar in dit voorbeeld weten we dat de antwoorden ‘donderdag’ of ‘vrijdag’ niet goed zijn. Geef die ruimte dan ook niet.
Je kunt je opdracht laten volgen door een korte controle vraag: ‘ik wil dat je de verkoopcijfers woensdag gereed hebt, lukt je dat?’ Dan kun je het hebben over wat er nodig is om dat voor elkaar te krijgen.
Spreek je opmerking uit
Andersom komt ook voor: ‘wat vind jij zelf van de voortgang in jouw project?’ luidt de vraag wanneer je eigenlijk vindt dat het te langzaam gaat. Zég dat dan en vraag daarna wat de projectleider nodig heeft om te versnellen.
Helder communiceren: vraag óf opmerking
Het maakt je communicatie helderder. Onze Nederlandse participatieve en egalitaire leiderschapsstijl brengt soms met zich mee dat we wat zwalken in onze communicatie. En dat hoeft niet.
Als manager zijn er in de relatie met je medewerkers twee mogelijkheden: ófwel je wilt wat weten, ófwel je wilt dat zij wat weten. In het eerste geval stel je een vraag. In de tweede situatie maak je een opmerking. Combineren kan, maar wees helder in je intentie.
Andere effectieve communicatie principes
- Spreek vanuit de ik boodschap
- Actief luisteren: gebruik de kracht van de stilte
- Stel vragen en zorg dat je antwoord krijgt
- Adresseer je boodschap
- Open vragen stellen
- Feedback geven
- Feedback vragen
- Feedback geven en ontvangen
