Solits: méér verantwoordelijkheid en eigenaarschap

Ontmoet Diego en Brenda Kooy, een sportief en idealistisch stel. In 2003 openden ze een galerie, Spirits in Stone. Ze kregen vaak de vraag van klanten of er een geschikte sokkel was voor bij het beeld dat ze kochten. Tijdens hun zoektocht naar sokkels, beseften ze dat er niet één plek was waar je vele soorten sokkels kon kopen. Dus besloot het stel in 2004 een centrale plek te creëren waar sokkels gekocht kunnen worden. Solits was geboren. Met Solits leveren ze maatwerk en A-kwaliteit sokkels, zuilen en vitrinekappen voor productpresentaties, musea en interieur. Solits is uitgegroeid tot een jong, enthousiast en flexibel team van inmiddels 25 mensen.

Het is eind 2020. Brenda en Diego hebben al redelijk wat stappen gezet in de organisatie op weg naar zelforganisatie. Ze geloven erin dat iedereen verantwoordelijkheid kan dragen, want dat doen mensen in de privésetting tenslotte ook. En ze geloven dat elke collega het juiste wil doen. Ze geven die verantwoordelijk en het vertrouwen, maar toch komt het nog niet helemaal van de grond. Als er besluiten genomen moeten worden, komen de mensen altijd naar hun toe. Ook problemen worden al snel op het bordje van Diego en Brenda gedropt, want ja … waar moet het anders heen?

Het kantoorteam van Solits

Uitdaging

Hoewel ze zien dat de meeste collega’s erg hun best doen, is het nog niet altijd helder wie waarvoor precies verantwoordelijk is. Binnen Solits heerst een sfeer waarin iedereen elkaar helpt als het nog niet goed gaat. En als het dan daarna nóg niet goed gaat, gaat de één nog harder z’n best doen om de ander te helpen. De grote vraag die blijft is: waar begint de verantwoordelijkheid van de één en waar stopt deze bij de ander? Het voelt als een groot grijs gebied en daardoor is er veel ruis op de lijn en ontstaan er onderling irritaties.

Kortom: het loopt nog niet zoals het zou moeten en dus willen Diego en Brenda het zelfsturingproces verbeteren. Ze nemen contact met ons op met de vraag het organisatieproces te verhelderen en Solits te begeleiden bij zelforganisatie om het ook daadwerkelijk te kunnen laten werken. Daarnaast willen Brenda en Diego ontdekken hoe ze zelf een stap terug kunnen doen in de dagelijkse aansturing van de onderneming.

Oplossing

We zijn Solits gaan begeleiden en hebben ons daarbij gefocust op de structuur en het proces van zelforganisatie. De mensen van Solits gingen aan de slag met het werk onderbrengen in rollen en verantwoordelijkheden toekennen. Daarnaast zijn we ze gaan trainen in slimmere vormen van overleg en duidelijke besluitvorming.

“Voordat je het weet, maak je grote stappen binnen een organisatiestructuur die veel beter past bij de huidige tijd; uitgaan van gelijkwaardigheid en vertrouwen”. Jos en Maaike hebben de verschillende cirkels vanaf stap één meegenomen in het inrichten van het bedrijf richting zelforganisatie. “We zijn gaan werken vanuit rollen en verantwoordelijkheden. In overlegstructuren komt veel meer eigen verantwoordelijkheid en creatiekracht naar voren. Sindsdien zien we duidelijk het verschil tussen ‘werken in de organisatie’ en ‘werken aan de organisatie’.”

Naast structuur en proces hebben we ook gewerkt aan de mensen en de cultuur binnen Solits. We hebben gewerkt met de directieleden aan hun leiderschap en hebben ons gericht op vaardigheden en bewustzijn vergroten bij de medewerkers zodat zij effectiever konden werken in de zelfsturende omgeving.

“Ook voor ons als directieleden viel voldoende te leren. Met name om ons niet overal meer voor verantwoordelijk te voelen en mee te willen denken of beslissen. Maaike is echt een kanjer in het ontrafelen van alle rollen en het faciliteren van werkoverleg. Ook om dit vervolgens aan te leren aan de collega’s, zodat we het zelf kunnen doen. En, wat fantastisch is: we mogen haar ten alle tijden bellen als we toch nog vast lopen op bepaalde stukken. Dat hebben we gedaan en het geeft een fijn gevoel dat we kunnen terugvallen op een expert.”

Implementatie

Na onze begeleiding in structuur en cultuur, is Solits zelf verder gegaan. Brenda vertelt: “Inmiddels krijgen we de nieuwe vorm van werken steeds verder onder de knie. We denken meer vanuit rollen dan vanuit personen, waardoor we elkaar gemakkelijker durven aanspreken op acties of ook om nee te zeggen als een actie bij een andere rol dan die van jou hoort. Het schept duidelijkheid, rust en efficiency.”

Het is belangrijk om te beseffen dat zelfsturing niet een vaststaande eindbestemming is. Het is een voortdurend evoluerend proces. Zelfsturing vereist voortdurende evaluatie en aanpassing om ervoor te zorgen dat het effectief blijft en aansluit bij de behoeften van de organisatie en haar medewerkers. Werken áán de organisatie is daarom via rol- en werkoverleg een zeer centraal element van zelfsturing. En dat zie je ook terug bij Solits.

“Het blijft voor ons een uitdaging dat we te maken hebben met verschillende werkomgevingen, de werkplaats en het kantoor. De werkplaats is een praktische omgeving met collega’s die de structuur zoals aangereikt door het Eerste Huis snel uit het oog verliezen. Bovendien vervullen meerdere mensen vergelijkbare rollen, waardoor het net iets anders werkt. Op kantoor zijn we comfortabeler met de overlegstructuur en zijn rollen ook duidelijker te verdelen. Het blijft altijd heroverwegen of wat we doen nog steeds de gewenste manier is. Dat zal nooit stoppen lijkt me.”

Het productieteam van Solits

Resultaten

Binnen de organisatie van Solits lukt het medewerkers nu meer hun eigen verantwoordelijkheid te nemen en is er meer gevoel van eigenaarschap. Brenda vertelt over de winst van zelforganisatie voor het besluitvormingsproces.

“De methode van zelfsturing zoals we die geleerd hebben, vertraagt weliswaar sommige besluiten, maar als er een besluit wordt genomen dan is het ook een centraal genomen besluit. Het is ook duidelijk hoe mensen tot een besluit kunnen komen, waar je een besluit terug kunt vinden en hoe en wanneer je elkaar over het werk kunt aanspreken. Collega’s betrekken elkaar bij besluiten en dit zorgt ervoor dat er geen ruis om de lijn komt, iedereen gehoord is en je samen de schouders eronder zet.”