Constructieve samenwerking kan veel spanningen voorkomen in teams en organisaties. Hoe kan je het beste omgaan met spanningen en conflicten? Wat zijn de ingrediënten voor een constructieve samenwerking?
Veel voorkomende spanningen in teams en organisaties zijn:
- Gedoe tussen mensen
- Houding en gedrag van veeleisende stakeholders
- Afhankelijkheid van draagvlak of goedkeuring van management
- Onduidelijke of onrealistische verwachtingen
- Et cetera
Constructieve samenwerking: spanning = brandstof
Dit soort spanningen hangen samen met gevoelens van onrust, al-dan-niet voldoen en schuld-, schaamte- of stressgevoelens. We doen er alles aan om spanningen te vermijden, want wie heeft er behoefte aan problemen of vervelende gevoelens?
Het op de juiste manier benutten van spanningen in een organisatie, resulteert in groei van mensen en de organisatie als geheel. Hoe kan je productief omgaan met spanningen en op die manier jezelf én de organisatie vooruit brengen?
De organisatie als geoliede machine
Stel je de organisatie voor als een geoliede machine. Het voornaamste doel van de organisatie is optimaal functioneren zonder storingen. Storingen onderbreken het verwachte en geplande proces waarin is geïnvesteerd. Is er toch een storing? Dan spreken we van spanning. Bij spanningen ervaar je een verschil tussen wat er momenteel is en wat je eigenlijk zou willen dat er is.
Hoe ga je om met deze onderbreking van het proces?
We onderscheiden twee manieren waarop je kunt omgaan met onderbrekingen. Je reactie hangt af van je perspectief:
- Spanning als probleem (zand en vuil veroorzaken stagnatie).
- Spanning als kans (brandstof zorgt voor vooruitgang).
Spanningen = probleem: de dramadriehoek
Binnen veel organisaties vormen spanningen een bedreiging voor de motor die optimaal is afgesteld voor de prestaties die geleverd moeten worden. Spanningen zijn net als zand en vuil. Ze zorgen voor weerstand met extra slijtage, beschadigingen en vastlopers tot gevolg. Doordat spanningen gezien worden als onderbreking, proberen we ze zoveel mogelijk te vermijden.
Als er toch problemen ontstaan, dan resulteert het gevoel van spanning vaak direct in een innerlijke reactieve modus.
Daarin verwijt je jezelf of anderen iets; voel je jezelf uit het veld geslagen en machteloos of je probeert ‘de situatie’ te fixen.
Deze innerlijke reactieve modus staat bekend als de dramadriehoek. De dramadriehoek bestaat uit drie rollen van waaruit je kunt reageren op de situatie: vanuit de rol van aanklager, slachtoffer of redder. Al deze rollen zien spanning als probleem en richten de aandacht op dat wat ontbreekt.
Tip: train je mindset met de Empowerment Dynamiek.
Het Creatieve perspectief is de houding die past bij de basiswaarden van zelforganiserende organisaties. Het komt nogal eens voor dat ieder van ons vanuit het reactieve perspectief handelt.
Spanning = brandstof: van reactief naar creatief
Het kan ook anders. In onze aanpak van gestructureerde zelforganisatie beschouwen we spanningen als brandstof voor de motor. Waar zand de motor beschadigt, zo creëert weerstand nieuwe brandstof voor kracht en vooruitgang. Zoals spieren sterker worden door de belasting van de training.
Vanuit dit perspectief ontstaat er een andere reactie op spanningen. In plaats van vermijden, merk je spanningen juist bewust op zodat je er actief mee aan de slag kunt.
Spanningen zijn nieuwe mogelijkheden en kansen in plaats van ongewenste onderbrekingen.
Hoe benut je spanningen op een creatieve manier?
Het begint bij het opmerken van spanningen door mensen in de organisatie. Door eigenaarschap te nemen voor een spanning, zelf nieuwe stappen te zetten, is er vooruitgang. Juist omdat er geen goedkeuring gevraagd hoeft te worden bij het management voor de initiatieven is er veel meer mogelijk. Daarmee neemt het aantal redenen waarom iets niet kan drastisch af. Zodra je een spanning opmerkt, zijn er altijd mogelijkheden om die spanningen om te zetten in een betekenisvolle stap voorwaarts.
Op persoonlijk niveau is het interessant wanneer je vanuit een ander perspectief naar spanningen kijkt. Jezelf bewust zijn van waar je je aandacht op richt, is de essentiële stap in iedere vorm van persoonlijke ontwikkeling. Opmerken dat je aandacht gericht is op wat er niet goed is, maakt je bewust van het feit dat je de spanning vanuit de reactieve modus interpreteert. ‘Het zou zus of zo moeten’ is een soort claim die we op de werkelijkheid leggen en die gepaard gaat met gevoelens van frustratie, schuld en angst. Je gaat hierdoor voorbij aan het feit dat het nú zo is als het is.
Pas wanneer je de werkelijke situatie onder ogen ziet, precies zoals die is, vind je de innerlijke motivatie en verantwoordelijkheid om daar iets aan te gaan doen. Carl Rogers, humanistisch psycholoog, vatte dit mooi samen: ‘Pas wanneer ik mezelf accepteer precies zoals ik ben, ben ik in staat om te veranderen.’
De dramadriehoek uitstappen
Door je bewust te zijn vanuit welk perspectief je naar spanningen kijkt ontstaat de mogelijkheid om daarin een nieuwe keuze te maken. Tref je jezelf aan in de dramadriehoek? Stel je dan de vragen: ‘Wat wil ik’ en ‘wat heb ik nodig?’ of ‘Wat wil er’, ‘wat is er nodig?’ en ‘wat kan ik hieraan bijdragen?’ Daarmee stap je uit het reactieve perspectief in het creatieve perspectief.
De rol van aanklager verandert in de rol van uitdager zodra je je bewust wordt dat er een mogelijkheid is die te realiseren is door iets te ondernemen, in plaats van dat je een claim op de huidige werkelijkheid legt door gericht te zijn op wat er zou moeten zijn.
De rol van redder verandert in de rol van coach, wanneer je je realiseert dat er geen slachtoffer is dat gered moet worden. Ieder mens is namelijk verantwoordelijk voor zichzelf en leert van zijn of haar keuzes. Gun mensen hun lijden!
De rol van slachtoffer verandert in de rol van de creëerder, omdat er altijd een antwoord te geven is wanneer we de situatie en onszelf onder ogen zien, stil staan bij wat we willen vanaf hier en dan een eerste stap te zetten.
Dus: weerstand maakt creatief. Het daagt je uit en zet je aan tot iets nieuws proberen. We leren van wat we hebben gecreëerd en wat we hebben laten liggen. Al doende leert men. Want het is goed om ons te realiseren dat de problemen waar we vandaag mee worden geconfronteerd, de antwoorden zijn die we gisteren gegeven hebben op de problemen van toen.
Constructieve samenwerking in de organisatie context?
Gestructureerde zelforganisatie heeft een set aan overleg- en besluitvormingsprocessen, waarmee mensen in de organisatie hun spanningen gericht kunnen inbrengen om tot input, advies, sparring of besluiten te komen. Dit resulteert in zeer effectieve en constructieve samenwerking.
Spanningen zijn op deze manier de brandstof voor de organisatie. Doordat verantwoordelijkheid en eigenaarschap bij mensen zelf komt te liggen, vermindert passief gedrag drastisch. Je doet een beroep op de eigen creativiteit. Het uitgangspunt is: Voel en ervaar spanning, laat je raken en stel jezelf de vraag: ‘wat wil ik of wat heb ik nodig?’ Zo definieer je een eerstvolgende stap voorwaarts.
Denk je eens in wat dit gaat opleveren. Alle mensen in de organisatie ervaren spanningen. Veel kleine spanningen, af en toe grote spanningen. Door mensen te stimuleren zichzelf bewust te worden van hun spanningen en hier iets mee te doen, geef je ruimte voor het zetten van nieuwe stappen. Al deze stappen samen brengen de organisatie iedere dag opnieuw vooruit. De mensen en de organisatie zijn op die manier in een constante flow van ontwikkeling.
Downloads:
- Whitepaper Leidinggeven aan Zelfsturende Teams.
- Hand-out 10 richtlijnen voor effectief en efficiënt werkoverleg
- Empowerment dynamiek hand-out
Zelf aan de slag?
- Training: Verder met Zelfsturing
- Incompany: Workshop rolstructuur (neem contact met ons op)
- Neem vooral contact met ons op om te sparren wat een volgende stap kan zijn voor jullie.
Aanbevolen boeken
- Reinventing Organizations van Frederic Laloux
- Reinventing Organizations (geïllustreerde versie) van Frederic Laloux
- Holacracy van Brian Robertson
