Besluitvorming

Hoe werkt besluitvorming bij jou in de organisatie? In traditioneel gestructureerde organisaties sterven goede ideeën veelal op weg naar goedkeuring van een MT of de ideeën verliezen hun bedoeling door consensus. Hoe een beslissing werkelijk tot stand komt en wie wat bepaalt, is veelal gesluierd in een onzichtbare politieke infrastructuur. Zelforganisatie breekt daarmee door voorbij te gaan aan consensus en onzichtbare politieke infrastructuur. Hoe? Door aan te sturen op consent. Transparante besluitvormingsprocessen en gedistribueerde beslissingsbevoegdheid.

Verantwoordelijkheid én beslissingsbevoegdheid liggen bij één persoon

Zelforganisatie valt of staat met duidelijke en transparante besluitvormingsprocessen. Het belang van ‘besluiten nemen’ staat boven ‘wie ze maakt’. Daar hoort ook bij dat verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid niet langer gescheiden worden gehanteerd, zoals vaak gebeurt onder het mom van ouderwetse management credo’s als ‘delegeren’ en ‘verantwoordelijkheid laag in de organisatie leggen’. De verantwoordelijkheid ligt in die gevallen namelijk bij iemand lager in de hiërarchische structuur, maar de beslissingsbevoegdheid blijft bij de manager. Thuis noemen wij dat afschuiven, maar dat kunnen we ook alleen thuis zeggen.

Bij zelforganisatie zijn verantwoordelijkheden concreet belegd én daarbij is de beslissingsbevoegdheid gedistribueerd. Dit is heel anders dan we gewend zijn in traditionele organisaties. Daar is beslissingsbevoegdheid namelijk gecentraliseerd en is iemand verantwoordelijk voor het werk dat anderen uitvoeren. Bij zelforganisatie is die controle op wat de mensen doen niet meer belegd bij een centrale figuur, maar bij de mensen die verantwoordelijk zijn zelf. De radicale transparantie in doelstellingen en voortgang, naast de concreet (voor iedereen zichtbaar) omschreven rollen en verantwoordelijkheden, zijn hierbij van belang.

Stuur aan op consent in plaats van consensus

Bij zelforganisatie nemen mensen beslissingen vanuit de eigen rol. Ze winnen vooraf informatie in en luisteren naar personen die gevolgen van de beslissing zullen ondervinden. Dit consent besluitvormingsproces gaat voorbij aan het werken naar consensus, waarbij iedereen het eens moet zijn met een besluit. Beslissingen kunnen sneller en effectiever genomen worden en de focus ligt op vooruitgang, zonder stappen terug te zetten. In het besluitvormingsproces krijgen betrokkenen een passende stem. Let op: dat hoeft niet per definitie een gelijkwaardige stem te zijn én niemand heeft macht om de voortgang te blokkeren.

Het besluitvormingsproces berust namelijk niet op consensus maar op consent. Waar het er bij consensus om gaat dat iedereen het met het besluit eens moet zijn. Gaat het er bij consent om dat niemand het er fundamenteel mee oneens is. Concreet houdt het in dat de betrokkenen bewust ‘bezwaar’ kunnen maken. Een bezwaar kan geuit worden wanneer een voorstel de organisatie een stap terug brengt of schade toebrengt. Indien er sprake is van een bezwaar, dan is dat nog geen reden om af te zien van het voorstel. Bezwaren worden veel meer gezien als relevante informatie die geïntegreerd dient te worden. Dus on the spot wordt het voorstel zo aangepast dat het de initiële aanleiding en het bezwaar integreert.

Holacratie: integratieve besluitvorming

Holacracy heeft dit besluitvormingsproces ‘integratieve besluitvorming’ genoemd. Het is een elegant proces steunend op consent. Het integratieve besluitvormingsproces bestaat uit een zevental stappen waarmee betrokkenen iemands voorstel van advies voorzien. De betrokkenen kunnen hun relevante kennis en inzichten aandragen, zodat de organisatie telkens een stap voorwaarts kan zetten. Persoonlijke meningen, voor- en afkeuren hebben een eigen plek in de stappen, en spelen juist daardoor een ondergeschikte rol in de besluitvorming. Het beïnvloeden van besluiten op basis van persoonlijke agenda’s maakt plaats voor relevante inzichten die dienend zijn aan de voortgang van de organisatie.

Omdat iedereen in staat gesteld is om voorstellen te doen via bewuste besluitvormingsprocessen, sterven ideeën niet langer in hun weg naar goedkeuring van een MT en raken ze niet meer verminkt door consensus. De totstandkoming van beslissingen is transparant en de onzichtbare politieke infrastructuur verliest haar relevantie. Een waarachtige bevrijding van de organisatie. Het gaat weer om verbeeldingskracht, initiatief, of met de woorden van Wouter Hart, oprichter van Verdraaide Organisaties: ‘Terug naar de bedoeling!’