Rollen en verantwoordelijkheden zijn een onmisbaar onderdeel van zelfsturende teams. In dit artikel gaan we in op het verschil tussen een rol of functie, wat de meerwaarde is van werken in rollen, waarom een functiehuis meestal in tact blijft, waar een rol uit bestaat en hoe je de stap zet van functies naar werken in rollen.
Op deze pagina:
- Wat is een rol?
- Waar bestaat een rol uit?
- Rollen en verantwoordelijkheden
- Rol of functie. Wat is het verschil?
- Werken in en aan de organisatie
- Welke rollen zijn er in zelfsturende teams?
- Wat is de meerwaarde van werken vanuit rollen?
- Hoe ga je van functies naar rollen?
- Downloads
- Zelf aan de slag
- Aanbevolen boeken
- Lees en leer meer
Wat is een rol?
Een rol bestaat uit een verzameling werkzaamheden met een logische samenhang. Het gaat om concrete terugkerende activiteiten. Deze terugkerende werkzaamheden vormen de verantwoordelijkheden van een rol en geven aan wat andere rollen van deze rol kunnen verwachten. Rollen zijn concreter dan functies.
Waar bestaat een rol uit?
Een rolbeschrijving bestaat uit:
- Een doel dat duidelijkheid biedt voor alle teamleden en tegelijkertijd richting en creatieve ruimte geeft aan de persoon die de rol vervult.
- Verantwoordelijkheden zodat anderen inzicht hebben in de concrete terugkerende werkzaamheden die ze kunnen verwachten van degene die de rol vervult.
- Afspraken waarmee zeggenschap gedistribueerd wordt naar een rol. Afspraken gaan over processen, systemen of objecten van de organisatie die eigendom zijn van een rol.
Rollen en verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden van een rol zijn vastgelegd in de rolbeschrijving. Verantwoordelijkheden zijn alle terugkerende werkzaamheden die bij een rol horen. Meestal streef je ernaar om een logische bundeling van taken bij elkaar in één rol op te nemen. De houder van de rol heeft de verantwoordelijkheid om de werkzaamheden zo goed mogelijk uit te voeren. Hoe en wanneer? Dat bepaalt de rolhouder in grote mate zelf.
Dat klinkt voor managers vaak spannend. Alsof er totaal geen sturing en controle meer is op de bezigheden en output van medewerkers. Dat is echter niet het geval. Door een zelforganiserend besturingssysteem in te richten bereik je dat alle mensen in het team hun werk doen met het gezamenlijke doel en de gemaakte Afspraken als uitgangspunt. Je maakt op die manier de onderlinge afhankelijkheid van de rollen inzichtelijk. Daardoor is stagnatie direct zichtbaar én terug te leiden naar de verantwoordelijkheden van een rol.
Door een volwassen aanspreekcultuur op basis van rollen en bijbehorende verantwoordelijkheden is er een doorlopend controlemechanisme. Daarnaast zijn de terugkerende werkoverleggen en organisatie-overleggen zo ingericht dat blokkades, zonder in de doofpot te belanden, op tafel komen en er direct aanpassingen gedaan kunnen worden waar nodig.
Rol of functie? Wat is het verschil?
Een belangrijk verschil tussen een rol en functie is dat je over het algemeen maar één functie hebt in één team, maar je kunt meerdere rollen in meerdere teams (cirkels) hebben.
Een ander belangrijk verschil is de sturingsrelatie tussen functies en rollen. Bij functies is deze hiërarchisch van aard. Bij rollen wordt de sturing door het werk gedefinieerd. Sturen op een functie is sturen op bevoegdheden en een gewenste ‘ideale’ situatie, die er in de praktijk zelden is. Sturen op rollen is sturen op verantwoordelijkheid en uitkomsten die gebaseerd op wat er werkelijk is, niet op wat het zou moeten zijn.
Een functie wordt in een functiehuis ingedeeld in relatie tot andere functies in de organisatie. Vaak blijkt hier ook per functie van wie leiding wordt ontvangen en aan wie leiding wordt gegeven. Ook staat in een functiebeschrijving vaak welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden er bij een functie horen.
Bij een rolbeschrijving staat het werk centraal en daardoor kan één rol afhankelijk zijn van meerdere rolhouders, zelfsturend zijn in eigen verantwoordelijkheden en leidend zijn voor meerdere rolhouders.
Een derde verschil is dat in een rolbeschrijving al het werk dat gedaan moet worden staat beschreven met heel heldere verwachtingen en resultaten. Bij functies zijn vaak algemenere beschrijvingen qua verantwoordelijkheden maar weinig helderheid over resultaten. De concrete werkzaamheden staan vaak niet op papier en dat maakt het lastiger om iemand aan te spreken op verantwoordelijkheden en resultaten die je mag verwachten.
Nog een verschil is dat een structuur op basis van rollen veel dynamischer is. Functies zijn vaststaand en rollen veranderen mee. Zelforganiserende teams geven zelf vorm aan hun rollen en hervormen die rollen ook met een bepaalde regelmaat. Dit zorgt ervoor dat de rollen en verantwoordelijkheden een actuele en relevante vertegenwoordiging zijn van het werk dat het team te doen staat.
Werken in en aan de organisatie
In een traditionele hiërarchische structuur zijn er functies die werken aan de organisatie en functies die werken in de organisatie. Het management werkt aan de organisatie. Zij houden zich bezig met processen, strategieën, besparingen en het aansturen van de mensen die in de organisatie werken. Medewerkers werken in de organisatie en houden zich bezig met uitvoering; het monteren van auto’s, lesgeven, verkopen. Het management zelf werkt doorgaans alleen aan de organisatie, niet in de organisatie.
Bij zelforganisatie hebben alle mensen rollen van waaruit ze werken in én aan de organisatie. Wanneer je zelforgansatie serieus neemt, dan krijgen medewerkers mandaat om werk in de organisatie te organiseren en ook het werk aan de organisatie komt bij de medewerkers terecht. Waar ze voorheen toestemming vragen aan een manager, nemen ze nu zelf beslissingen. Denk hierbij aan het inrichten van het proces, verdelen van workload, prioriteit geven aan activiteiten.
‘Veel organisaties vinden zichzelf al zelfsturend. Ze vertellen ons hoe de medewerkers zelf de sollicitatieprocedure voor een nieuwe collega hebben gevoerd. Ze hebben een profiel opgesteld, de reacties beoordeeld, gesprekken gevoerd en de geschikte kandidaat gevonden. Onze vraag is dan of ze ook het salarisgesprek hebben gedaan en de aanstellingsbrief hebben ondertekend. Nee, daar is de manager voor en die heeft ook nog een laatste gesprek gevoerd om nog een ‘eindtoets’ te doen. Dan blijkt het toch een hiërarchische organisatie, geen zelfsturende.’
Welke rollen zijn er in zelfsturende teams?
Welke rollen er allemaal in een zelfsturend team zitten, is afhankelijk van het werk dat gedaan moet worden. Dat is per team verschillend. Bovendien zijn de rollen dynamisch. Sommige organisaties geven teams standaard een aantal kernrollen mee. Dat kan een goed idee zijn. Elk team zal een rol willen hebben om het overleg te faciliteren. Ook al doe je het op toerbeurt, het is wel een rol. Ook kan het verstandig zijn om de verantwoordelijkheid ‘ toewijzen van rollen’ in een rol te beleggen. Dat maakt het transparant en voorkomt dat iemand toch een soort ‘schijn-leider’ wordt.
Wat is de meerwaarde van werken vanuit rollen?
Werken met rollen is een essentieel onderdeel van het zelforganiserend besturingsmechanisme. Werken vanuit rollen in plaats van functies resulteert in:
- Flexibeler inspelen op veranderingen.
- Sneller / anticiperen op het juiste moment.
- Geïnspireerde, bevlogen en betrokken medewerkers die hun waarde optimaal toe kunnen voegen.
- Het maakt volledig zichtbaar welke werkzaamheden nodig zijn, overbodig zijn en waar vertragingen ontstaan.
- Het maakt klip en klaar wie waarover gaat en voorkomt daarmee veel gespreks- en vergadertijd.
Hoe ga je van functies naar rollen?
Een groot misverstand is dat het functiehuis en functies verleden tijd zijn als een organisatie met rollen gaat werken. Het functiehuis is verbonden met onder meer salarisschalen en cao’s. Het zou namelijk een enorme wijziging zijn, ook maatschappelijk gezien, als we alles wat aan functies vasthangt overboord kieperen. Functies blijven dus nog wel een tijdje bestaan en tegelijkertijd gaan mensen werken vanuit rollen. Die beschrijven -slechts- wie waarvoor verantwoordelijk is en geven autonomie aan het zelfsturende team.
De stap om te gaan werken in rollen is relatief snel te maken, zelfsturend uiteraard. Elk team brengt zelf het werk en de verantwoordelijkheden in kaart van de eigen cirkel, of afdeling. De rol die verantwoordelijk is voor het toekennen van rollen, verdeelt de rollen en klaar is kees. Klinkt simpel, is het ook. Het vraagt niet meer dan een middag werk. Het uitdagende komt pas daarna: werken in rollen. Daarin gaat het team ontdekken wat al goed loopt en wat nog niet. Wat niet naar wens verloopt kunnen ze zelf verbeteren via werk- en organisatieoverleg.
Het starten van een zelfsturend team is vrij eenvoudig. Het voortzetten ervan en zorgen dat het werkt, kan heel uitdagend zijn.
Download:
Lees en leer meer:
- Besluitvorming
- Werkoverleg
- Zelfsturend vermogen
- Gedeeld leiderschap
- Integrale aanpak
- Sturen op zelfsturing
- Verschil rol en functie
- Zelforganisatie: de eerste stap
- Zelfsturende teams voordelen
- Zelfsturende teams nadelen
- Zelfsturend team voorbeeld
