Bij zelfsturing werken we met twee soorten bijeenkomsten: het werkoverleg en roloverleg. Deze splitsing zorgt ervoor dat er duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen werk- en bestuur kwesties. In dit stuk zoomen we in op de voordelen van het werkoverleg.
Het is bijna onvermijdelijk: met een piramidevorm zullen mensen aan de top van organisaties klagen over te veel vergaderingen, terwijl de mensen aan de onderkant zich machteloos voelen (Laloux, p. 97).
Werkoverleg versus vergadering
Het werkoverleg is een kort moment dat helderheid schept in het operationele werk dat gedaan moet worden.
Structuur van het werkoverleg: to-the-point
Tijdens de opening van een werkoverleg krijgt iedereen de gelegenheid om kort te benoemen waar hij/zij staat. Je neemt een moment om alles los te laten. Daarna volg je een vast protocol waarin ruimte is voor belangrijke meldingen en een overzicht van de stand van zaken. Kort en krachtig. Zonder discussies. Het protocol zorgt voor tijdsbesparing.
Iedereen geeft een update van de lopende projecten. Hoe staat het ervoor en welke stappen zijn er gezet de afgelopen periode. Tot slot brengt iedereen punten in voor het werkoverleg. Eén voor één behandel je deze punten en ook dat gaat op een gestructureerde wijze volgens vaste regels.
In onze hand-out staan 10 waardevolle richtlijnen voor zelfsturend werkoverleg, aangepast aan de specifieke fase van ontwikkeling waarin jouw team zich bevindt.
Autonomie staat voorop
De punten die ingebracht worden voor het werkoverleg moeten voldoen aan bepaalde regels. Het zijn punten die belangrijk zijn om te bespreken in verband met de voortgang van het eigen werk.
- De eigenaar van een onderwerp geeft aan wat het issue is en wat hij/zij nodig heeft.
- De facilitator van het overleg zorgt ervoor dat de eigenaar in de lead blijft. Hij/zij dient zelf met oplossingen te komen en de te nemen stappen te formuleren. Uiteraard kan er input vanuit het team gevraagd worden, maar de verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid blijft altijd bij de persoon die het punt inbrengt.
Waar een traditionele vergadering meestal gaat over het gezamenlijk vinden van oplossingen voor vraagstukken, gaat een werkoverleg over het verhelpen van individuele spanningen die het concrete werk in de weg staan.
Iedereen kan agendapunten inbrengen. En een belangrijk voorwaarde daarbij is dat het punt over het werk van de persoon zélf gaat. Dit zorgt ervoor dat mensen zich continu bewust zijn van het feit: is het echt mijn punt en is het belangrijk dat ik dit inbreng voor de voortgang van mijn werk.
De verantwoordelijkheid ligt bij mensen zelf. Je voorkomt hiermee ‘controle-vragen’ in het overleg die je stelt om de voortgang van anderen te checken. Een manier om ervoor te zorgen dat de aangedragen punten ook daadwerkelijk vanuit de eigenaar zelf zijn, is door bewust te spreken vanuit de ik-vorm.
Streef naar consent
In zelfsturende teams streef je naar consent in plaats van consensus. In plaats van stemmen, krijgt iedereen de gelegenheid om bezwaar in te dienen. De enige vraag die je jezelf hoeft te stellen is: “Is it safe enough to try?”.
Ben je van mening dat een voorstel de organisatie schade toebrengt of een stap achteruit? Dan maak je bezwaar tegen het voorstel en licht je toe waarom. De regels van het overleg toetsen vervolgens of je bezwaar geldig is. De praktijk laat echter zien dat er maar zelden een geldig bezwaar is. Vaak zijn mensen het oneens met beslissingen omdat ze beren op de weg zien die misschien, mogelijk, wellicht, stel je voor … Dan stellen we opnieuw de vraag: “Is it safe enough to try?”.
Het belangrijkste uitgangspunt van een werkoverleg is dat je stopt met zoeken naar een volmaakte en definitieve oplossing. Het gaat om het vinden van werkbare oplossingen die snel toegepast kunnen worden en eventueel opnieuw bijgesteld kunnen worden. Korte loops waarbij je constant bezig bent met vernieuwen. Werkt het niet? Dan pas je het aan. Werkt het wel? Mooi, weer een stap vooruit.
Downloads:
- Whitepaper Leidinggeven aan Zelfsturende Teams.
- Hand-out 10 richtlijnen voor effectief en efficiënt werkoverleg
Zelf aan de slag?
- Training: Verder met Zelfsturing
- Incompany: Workshop rolstructuur (neem contact met ons op)
- Neem vooral contact met ons op om te sparren wat een volgende stap kan zijn voor jullie.
