Hoe zet je de eerste stap op weg naar zelforganisatie? Dat is de meest gestelde vraag die wij krijgen van onze klanten. Het is niet zomaar even een proces dat je invoert. Het vraagt een sterk verandervermogen van de organisatie. We geven je graag inzicht in de eerste stap die we zetten bij het implementeren van zelforganisatie in organisaties. Houd er tijdens het lezen rekening mee dat een proces als dit niet een vast stappenplan is, maar een complex proces waarbij de concrete invulling sterk afhankelijk is van de organisatiecontext en de voortgang.
Voorafgaand aan de 1e stap
Voordat je begint met het implementeren van zelforganisatie, is het belangrijk om de vraag te stellen: willen we dit écht? Dit is dan ook het eerste waarover we in gesprek gaan met de leiding van een organisatie. Het is belangrijk om de huidige context en denkbeelden eerlijk in kaart te brengen. Hoe stellen we het ons voor? Zien we medewerkers echt voor vol? Hoe denken we over leiderschap? Zijn we bereid om onze denkbeelden over organiseren bij te stellen?
De concrete eerste stap naar zelforganisatie
Als blijkt dat de cultuur rijp is om daadwerkelijk de stap naar zelfsturing te maken, gaan we aan de slag met de structuurverandering. In de meeste organisaties hebben medewerkers functieomschrijvingen. Dat is het eerste dat we gaan veranderen. Functies creëren vaagheid. Het is voor de medewerkers zelf én voor de collega’s veel te onduidelijk. In zelfsturende teams zijn het werk en de bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder belegd in rollen.
Benoem rollen in plaats van functies
Gestructureerde Zelforganisatie werkt met rollen waarin al het werk dat in de organisatie gedaan moet worden is vastgelegd. Rollen zijn vervolgens gekoppeld aan de mensen in de organisatie.
Rollen creëren helderheid over wie wat doet en wie waar verantwoordelijk voor is.
Als je mensen meer zelfstandigheid geeft in hun werk en het nemen van beslissingen, dan is het ook belangrijk dat ze op álle benodigde facetten van dat betreffende werk autonomie hebben. Op die manier dragen ze de volledige verantwoordelijkheid voor dát stukje werk in de organisatie.
Rollen zorgen voor korte lijntjes en heldere communicatie en afspraken.
Doordat helder is wie waar verantwoordelijk voor is, weet je exact bij wie je moet aankloppen voor bepaalde werkzaamheden. Door de korte lijntjes maak je heldere werkafspraken met je collega’s. Dit alles regelt zich zonder tussenkomst van teamleiders of managers.
Rollen zijn flexibeler dan functies.
Rollen zijn continu in ontwikkeling, net zoals de organisatie zelf. Is er een nieuwe rol nodig? Dan creëer je die. Kunnen er werkzaamheden vervallen of beter bij iemand anders ondergebracht worden? Dan regel je dat.
Hoe kom je van functies naar rollen?
Allereerst verzamel je alle werkzaamheden die binnen een organisatie gedaan worden. De werkzaamheden bundel je in logische pakketjes van werk. Een pakketje van werkzaamheden koppel je vervolgens aan een rol. Tot slot verdeel je de rollen over de medewerkers van de organisatie. Iedere rol heeft een helder doel dat laat zien welke toegevoegde waarde de rol heeft voor de organisatie als geheel. Daarnaast staan de werkzaamheden en verantwoordelijkheden helder uiteengezet op een rij.
>> Meer over rollen en verantwoordelijkheid
Méér dan alleen een structuurwijziging
Het invoeren van rollen klinkt simpel, maar het is een klus die zeker wel tijd en ervaring vereist. Eén persoon neemt de lead in dit proces, de ‘lead link’. Dit gebeurt meestal direct na een kick-off meeting. Alle betrokkenen zijn aanwezig en de lead link draagt zorg voor het vinden van de beste ‘fit’ voor rollen in de cirkel.
Hoewel de rollenstructuur een zeer concrete verandering is die je vastlegt op papier, begint bij deze stap ook de transformatie van mensen zelf binnen de organisatie. Het zelforganiserend vermogen van de medewerkers is cruciaal in zelfsturende organisaties. Het vergroten van dit vermogen staat dan ook vanaf het eerste moment centraal tijdens de organisatieverandering. Naast de structuurwijziging vindt er een bewustzijnsverandering plaats binnen de organisatie. Het één kan niet zonder het ander.
Samengevat: zo start je met zelforganisatie
De eerste stap is het vervangen van functies voor rollen. Je hebt minstens één persoon nodig met kennis en ervaring van holacratisch werken. Dit kan iemand uit de organisatie zelf zijn of een consultant van buitenaf die het proces faciliteert. Op het moment dat de rollen helder zijn, kunnen ze gekoppeld worden aan de mensen in de organisatie.
Vanaf dat moment kan het zelfsturend werken in de praktijk beginnen. Die praktijk bestaat uit specifieke besluit- en besturingsstructuren zodat alle medewerkers het beste uit zichzelf kunnen halen en bijdragen aan het gemeenschappelijke doel van de organisatie. Het zelfsturend vermogen van de mensen in de organisatie is doorslaggevend in het succes. Gedurende het gehele proces op weg naar zelfsturing is dat een doorlopend aandachtspunt. Het zijn uiteindelijk de mensen die de organisatie maken. Iedere dag opnieuw.
Downloads:
- Whitepaper Leidinggeven aan Zelfsturende Teams.
- Hand-out 10 richtlijnen voor effectief en efficiënt werkoverleg
Zelf aan de slag?
- Training: Verder met Zelfsturing
- Incompany: Workshop rolstructuur (neem contact met ons op)
- Neem vooral contact met ons op om te sparren wat een volgende stap kan zijn voor jullie.
Aanbevolen boeken
- Reinventing Organizations van Frederic Laloux
- Reinventing Organizations (geïllustreerde versie) van Frederic Laloux
- Holacracy van Brian Robertson
Lees en leer meer:
Advies en begeleiding van Het Eerste Huis
Neem vrijblijvend contact met ons op voor een adviesgesprek. We inventariseren samen met jou de verandervraag en de context van jouw organisatie. Vervolgens adviseren we je over de te nemen stappen op weg naar zelfsturing.
