Zelforganisatie is inmiddels een bekend begrip. Naast zelforganiserende teams in het bedrijfsleven, zijn er ook zelfsturende sportteams. En daar kunnen we van leren! Want toen het allereerste zelforganiserende sportteam van Nederland ontstond, in 2018, vonden sommige leden van het sportteam het geweldig om zelfcoachend te zijn en te ervaren hoe hun prestaties hierdoor verbeterden. Andere verlieten juist het team, omdat zij beter presteerden onder het toeziend oog van een coach.
In het bedrijfsleven kunnen medewerkers het net zo verschillend ervaren. Wat maakt dat het voor sommigen wel werkt en voor anderen niet? En wanneer zijn zelforganiserend teams succesvol? De manier waarop zelforganisatie geïmplementeerd wordt kan daarbij doorslaggevend zijn. In dit artikel laten we je daarom zien hoe zelforganiserende teams op een professionele manier worden geïmplementeerd.
Snel en efficiënt zelforganiserende teams implementeren
Eigenlijk is het best een vreemd concept. Een consultant inhuren om zelfsturing te implementeren in je organisatie. Vaak hebben zulke ‘mensen van buiten’ de neiging om problemen over te nemen en op te lossen. Dat is ook vaak het businessmodel van een consultant: laten zien dat de organisatie niet zonder je kan.
De essentie van zelfsturing is precies omgekeerd. Onze consultants worden ingehuurd om mensen binnen een afgesproken termijn zelfstandig zelfsturend met elkaar te laten werken. En als we niet meer nodig zijn, omdat de organisatie het zèlf kan, is de klus geklaard. Dan is de kunst om niet te lang te blijven ‘hangen’ waarmee je dat wat je beoogt tegelijkertijd ondermijnt. Namelijk zelfsturing.
Verantwoordelijkheid bij de mensen zelf
In zelforganiserende teams zetten mensen zelf hun obstakels en problemen op de agenda. Tijdens een overleg of gesprek zoeken ze naar een oplossing die voor hen klopt. Hulp kan geboden worden en informatie verstrekt, maar de verantwoordelijkheid ligt bij de persoon die de spanning tegenkomt in zijn rol.
Ook de manager is niet langer aanwezig om problemen op de schouders te nemen en te zorgen voor het geheel. Dit vraagt om een goede facilitator/coach die het proces kan begeleiden en die je helpt als je vastloopt in dat proces. Een heel andere rol dus dan die van de conventionele consultant die veelal wordt gevraagd om te allen tijde met het juiste antwoord of slimme oplossing te komen.
Groep mensen bínnen de organisatie opleiden
Eén van de organisaties waar we zelfsturing implementeren stelde ons voor een uitdaging. Ze gaven tijdens de zomer aan dat ze voor het einde van het jaar geheel zelfsturend wilden werken. Bij het bedrijf waren ongeveer zestig mens in dienst en er was een hoge urgentie om het roer om te gooien. Een langzame stap-voor-stap implementatie waarbij cirkels één voor één worden opgestart was geen optie. Daarom boden we een intensieve ‘Bootcamp’ training aan om een groep mensen binnen drie dagen klaar te stomen om zelfstandig als transitiecoaches met zelfsturing aan de slag te gaan.
Implementatie in handen van werknemers
De aanpak werd nog meer op scherp gezet door het verzoek van het managementteam om de maandag na de training een organisatie brede kick-off te organiseren. Hierbij werd de deelnemers aan de training gevraagd om de rest van het bedrijf mee te nemen in de wereld van zelfsturing en te informeren over de vervolgstappen.
Van essentieel belang was dat de transitiecoaches in spé het mandaat vanuit de directie kregen om tijdens de training met elkaar de initiële organisatiestructuur te ontwikkelen en daar een besluit over te nemen. Vanaf dat moment werd de implementatie naar zelforganiserende teams in handen gelegd van een deel van de werknemers van het bedrijf.
De aanpak: in drie stappen zelfsturing van binnenuit implementeren
1) Opleiden van interne transitie coaches
Het is belangrijk om een groep mensen binnen je organisatie te selecteren van wie je denkt dat zij het gedachtegoed van zelfsturing kunnen en willen uitdragen en vooral belichamen. Ga niet voor de usual suspects, zoek naar diegenen met een hoge intrinsieke motivatie en drijfveren om te veranderen. Of zet de vraag uit binnen je organisatie en kijk wie er op af komt. Wij merken vaak dat diegenen van wie je het het minst verwacht zich soms ontpoppen tot de grootste voorvechters van een dergelijke verandering.
Biedt een intensieve ‘Bootcamp’ training aan waar alle ins-en outs van zelfsturing aan bod komen en waar vooral veel aspecten van zelfsturing in het hier en nu ervaren kunnen worden. Besteed naast de structuur ook veel aandacht aan persoonlijk leiderschap en het ontwikkelen van coachingvaardigheden.
2) Het mandaat om te implementeren
Tijdens de training wordt de transitie naar zelfsturing ook zelfsturend voorbereid: leren door zelf eerst te ervaren. Dit betekent dat de deelnemers (transitiecoaches) zelf tijdens de training alle activiteiten die na de training van de hen worden gevraagd te implementeren aanleren. Na de Bootcamp is er een transitiecirkel gestart met daarbinnen alle rollen die nodig zijn voor het begeleiden van de implementatie.
Ook is er geoefend met de verschillende vormen van overleg. En de initiële structuur van de hele organisatie is in kaart gebracht: welke cirkels zijn er nodig om het hogere doel van het bedrijf te realiseren. En wie komt dan in eerste instantie op welke plek terecht? We zijn gewend dat een dergelijke organisatieverandering maandenlange voorbereiding vereist. Hier wordt het besluit tijdens de driedaagse genomen met als stelregel: het hoeft niet de perfecte structuur te zijn, maar werkbaar om mee van start te gaan. De aanpassingen volgen namelijk op basis van de feedback uit het systeem: werknemers die een voorstel doen voor verandering.
3) Waarom interne capaciteit opbouwen voor zelfsturing essentieel is
Aan de slag gaan met zelfsturing is niet een doel op zich. Wij zien het als een meerjarige reis naar werken vanuit een nieuw organisatiegedachtepatroon om adaptiever en flexibeler om te kunnen gaan met wat een continue veranderende context van een organisatie vraagt. Dit betekent dat zelfsturend organiseren pionieren is en steeds leren van elkaar. Dit vraagt om groepen mensen binnen organisaties die zich er op toe leggen te onderzoeken, te experimenteren en uit te vinden wat werkt.
De perfecte methode voor zelfsturing ligt (nog) niet op de plank. Dat is iets wat je met elkaar van binnenuit steeds verder evolutief ontwikkelt. Een gemotiveerde leergierige groep transitiecoaches die weet waar ze voor staan is het perfecte startpunt om zo snel mogelijk van start te gaan. Stap voor stap.
Downloads:
- Whitepaper Leidinggeven aan Zelfsturende Teams.
- Hand-out 10 richtlijnen voor effectief en efficiënt werkoverleg
Zelf aan de slag?
- Training: Verder met Zelfsturing
- Incompany: Workshop rolstructuur (neem contact met ons op)
- Neem vooral contact met ons op om te sparren wat een volgende stap kan zijn voor jullie.
Aanbevolen boeken
- Reinventing Organizations van Frederic Laloux
- Reinventing Organizations (geïllustreerde versie) van Frederic Laloux
- Holacracy van Brian Robertson
Lees en leer meer:
Advies en begeleiding van Het Eerste Huis
Neem vrijblijvend contact met ons op voor een adviesgesprek. We inventariseren samen met jou de verandervraag en de context van jouw organisatie. Vervolgens adviseren we je over de te nemen stappen op weg naar zelfsturing.
